Rendezvényhelyszín előkészítése — checklist a dekor-csapatnak

Egy rendezvény telepítésén az időveszteség 80%-a információ-hiányból ered, nem szakmai hibából. Ezért érdemes a dekor-kivitelezőnek átadni egy rövid, strukturált helyszín-csomagot a megrendelés után. Az alábbi lista a minimum, amivel a telepítés gördülékenyen indul.

Helyszín-adatok

A legelső blokk az alap-azonosítás:

• A helyszín pontos címe és — fontos — a behajtási kapu pontos pozíciója, mert a fő-bejárat sokszor nem oda nyílik, ahova a kamion beáll.
• A belső megközelítés: hol lehet pakolni, milyen messzire kell az anyagot mozgatni a tárolóból a telepítési ponthoz.
• A padlótípus és teherbírása, ha állványt kell rajta felállítani — parkettára, márványra, antik kőre nem ugyanaz az állvány-talp.
• Esetleges padló-védelem (filc, gumi-szőnyeg) kötelezősége.

Tartószerkezet és méretek

A dekor-ponyva mindig meglévő szerkezetre feszül. Erről kell:

• Tartóelemek (oszlop, gerenda, állvány, homlokzat) pontos pozíciója, méretei, teherbírási korlátja.
• Magasság mind a bekötési pont, mind a vendég-fej szintjén.
• A tartóelem felülete — fa, vas, beton, vakolat. Ez dönti el, hogy csavarozással, kötél-hurokkal vagy karabinerrel kötünk be.
• Korábbi telepítések fotója, ha van — sokszor egy fotó pótol egy óra emailezést.

Időablakok és sorrend

A telepítés sorrendje általában: padló → tartószerkezet → fény → ponyva → hang. Néhány tipikus időpont-egyeztetés:

• Mikor van teljes lezárás a helyszínen (vagyis mikortól dolgozhatunk háborítatlanul).
• A többi alvállalkozó (világítás, hang, színpadépítés, catering) bevonulási és bontási idő-ablakai.
• A generálpróba időpontja, mert a ponyvának előtte fenn kell lennie.
• A bontás időablakai — vendégtávozás után meddig vagyunk benn.

Logisztika és gépek

A városi és csarnok-telepítéseknél a gép-koordináció a leggyakoribb csúsztató pont:

• Emelőkosár / olló-emelő / autódaru — ki hozza, mikor, milyen méretben. Sokszor egy másik alvállalkozóé, és mi időablakot bérlünk rá.
• Anyagmozgató eszközök — raklapemelő, kézikocsi a helyszínen rendelkezésre áll-e.
• Targonca-vezető jelenléte (ha kell), mert általában nincs nálunk.

Energia, víz, kommunikáció

• Áram: hova van 230 V-os csatlakozási pont közel a telepítési zónához. Mi nem fogyasztunk sokat, de a szerszámokhoz kell.
• Internet / mobilfedettség: nagyobb vidéki helyszíneken nem triviális, és kritikus a koordinációhoz.
• Mosdó / pihenő a telepítő csapatnak — egy 6 órás munkanapnál számít.

Biztonság és jogosítványok

• A helyszín tűzvédelmi besorolása és az ott alkalmazandó anyagok szigorúsága.
• Munka-magasban végzett tevékenység szabályai a helyszínen (vannak helyek, ahol csak engedélyezett külső céggel mehet).
• A biztosítás — a megrendelő rendezvény-felelősség-biztosítása kiterjed-e a kivitelezőkre is, vagy mi külön biztosítást kötünk.

Kapcsolattartás

Ezt szoktuk elfelejteni a legtöbbet:

• Egyetlen helyszíni döntéshozó neve és telefonszáma, aki a telepítés alatt elérhető.
• Egy másodlagos kontakt, ha a fő-kontakt nem érhető el.
• Egy közös kommunikációs csatorna — sokszor egy WhatsApp-csoport bőven elég, de jó, ha előre kialakul.

Egy oldalas összefoglaló

A fenti pontokat egyetlen A4-es lapra be lehet zsúfolni. Ezt a megrendelést követő héten szoktuk megküldeni egy kérdőív-formában, és mire a telepítés napja eljön, már szinte minden a helyén van. Ez a "helyszín-adatlap" a megrendelőnek is hasznos, mert a többi alvállalkozónak ugyanezeket az adatokat ugyanúgy ki kell adnia.

Egy jól előkészített rendezvényen a dekor-csapat nem keres senkit a helyszínen — kiállítja a kamionból az anyagot, fent van, kész.